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| ヒント
デジタル時代において、ファイルの整理整頓は重要です。一貫したシステムがあれば、後でファイルを探すのが簡単になります。ところで、去年のシャーロットの誕生日ケーキの写真はどこに保存したっけ？iCloudフォト？それともFinder？どうやって検索すればいいんだろう？
このガイドでは、2018年に作成した個人情報管理システムについて説明します。このシステムに関する以前の2つの記事を書き直し、1つに統合しました。このシステムはいくつかの標準を定義していますが、後からファイルを探すのはあなた自身なので、あなたに合わせてカスタマイズすることもできます。私にとって使いやすいフォーマットが、あなたにとって必ずしも使いやすいとは限りませんし、その逆もまた然りです。これは、皆さんにとっての出発点となることを目的としています。
個人情報管理： 目標
私が作ったシステムは、いわばハイブリッドです。主にファイル名に基づいており、ファイル名がファイルグループを決定します。FinderタグのようなOS固有の機能ではなく、OSに関係なく使えるシステムを作りたかったのです（もちろん、Finderタグもシステムと併用しています）。
ユニバーサル性こそが最大の目標でした。OS間だけでなく、アプリ間でもユニバーサルにすることを目指しました。 例えば、写真アプリは写真と動画を、Apple Booksは電子書籍とPDFを、ファイルアプリやFinderは複数の種類のファイルを扱えます。 写真アプリでは、写真をアルバムに整理したり、アルバムをフォルダに整理したりできますが、ファイル名を検索することはできません。
ブックアプリでは、書籍をコレクションに整理し、書籍名や著者名で検索できます。ファイル、Finder、Apple Notesでは、ファイルをフォルダやサブフォルダに整理し、ファイル名やその他のテキストで検索できます。
ご覧のとおり、各システムには独自のコンテンツ整理方法があります。Finderのドキュメント、ムービーなどのファイルタイプ用の組み込みディレクトリではなく、写真やブックなどのアプリ 自体がファイルタイプとして機能します。では、これらのアプリ内ではどのように整理するのでしょうか？r/datacuratorのファイルツリーのようなフォルダ階層は機能しません。そのため、以下の主要なカテゴリーはライフスタイルに基づいています。これにより、より一般的な整理レイヤーを利用できるだけでなく、物理的な世界でも活用できるようになります。
フォトアプリなど、ファイル名で検索できないアプリでは依然として制限がありますが、ファイルを詳細に調べてどのカテゴリに属しているかを確認することはできます。このシステムは2つの部分から構成されています。ファイル名でファイルを整理する方法と、ファイルをグループに整理する方法です。いつかもっと素敵な名前を思いつくかもしれませんが、今は単に「システム」と呼んでいます。
ファイルの命名
まず、ファイル名の付け方に一貫性を持たせます。ファイル名は次のように構成されます。
[主要カテゴリー][副カテゴリー]-予選
これらの括弧は恣意的なものではなく、ファイルを正確に検索するのに役立つシステムの重要な部分です。例えば、二次カテゴリが「food」だとします。Finderの検索バーに「food」と入力すると、「food」という単語を含むすべてのファイル名が表示されます。たとえ「food」が修飾語としてのみ使われているファイルであってもです。しかし、[food]を検索すると、[food]を二次カテゴリとして含むファイルが具体的に表示されます。
セカンダリカテゴリはいくつでも追加できますが、プライマリカテゴリは1つだけ使用しています。これは、私のフォルダ階層構造によるもので、5つのプライマリカテゴリは「ルート」というフォルダの中にフォルダとして存在します。また、最初の括弧の中に必ずプライマリカテゴリが含まれていると知っておくと、カテゴリ間の違いを覚えやすくなります。ダッシュの後には修飾語句がありますが、私は括弧なしで使用しています。 修飾語句とはファイルを説明する言葉で、後でファイルを思い出すのに役立つ言葉を選ぶ必要があります。
私が選んだ主なカテゴリーは、ライフスタイルに基づいています。「家庭」「学習」「遊び」「自分」「仕事」です。これは厳密なシステムではありません。名前を変えたり、学生向けの「学校」のような新しいカテゴリーを追加したりすることもできます。重要なのは、どのアプリを使っても使えるカテゴリーを使うことです。私の定義は以下の通りです。
主要カテゴリー
- ホームには、レシピ、掃除のヒント、財務情報などのデータを含めることができます。
- Learnには様々なデータが含まれます。私はこのカテゴリを「その他」または「雑多」として使っています。
- 遊びは娯楽です。映画、本、ゲームなど。
- 「自分」というのは、ある種主観的なカテゴリーです。日記や自己啓発データなど、個人的なものに使っています。
- 仕事は明らかに仕事に関連したデータです。
各主要カテゴリに番号を割り当てて、システムを簡略化したデューイ十進分類法に変換することもできます。
例外: 日付とバックアップ
ファイル名に日付を使用する場合は、ISO 8601形式（YYYY-MM-DD）の使用を強くお勧めします。この形式は、日と月は繰り返しますが年は繰り返しないため、自然にソートされます。日付を主要なカテゴリとして設定し、次のようにします。
[20200126][作品]-記事
ファイルを手動でバックアップする場合（iCloudバックアップのような自動バックアップではなく、フォルダをハードドライブにドラッグ＆ドロップするなど手動で行う場合）、バックアップを作成した日付とともに、[バックアップ] または [BU] をプライマリカテゴリとして設定できます。バックアップされたファイル名は次のようになります。
[BU-20200126][仕事]-プロジェクト1
二次カテゴリ
プライマリカテゴリは厳密に定義されていますが、セカンダリカテゴリはそうではありません。これらは流動的で、ファイルとその内容によって異なります。書籍の場合、次のセクションで示すように、著者名をセカンダリカテゴリにすることができます。あるいは、著者名を入れ替えてジャンルをセカンダリカテゴリにすることもできます。私のファイルの中には、セカンダリカテゴリがないものもあります。私の一般的なルールは、同じセカンダリカテゴリを共有するファイルが3つ以上になったら、それら用のフォルダを作成することです。
ファイルの整理
iCloud Driveには「ルート」というフォルダがあり、その中に5つのプライマリフォルダがあります。それぞれのプライマリフォルダには、オーディオ、写真、テキスト、ビデオ、ソフトウェア（Ware）という種類別のフォルダがあります。繰り返しますが、これは厳密な分類ではなく、必要に応じてフォルダを追加したり削除したりできます。ファイルの種類をセカンダリカテゴリとして追加することもできます。私は特定のファイルに対してこの方法を採用しています。
ファイルの種類別に整理することが適切でない状況もあります。例えば、仕事や学校のプロジェクトに取り組んでいるとしましょう。おそらく複数のファイル形式を扱うことになるでしょう。そのような場合は、ファイルの種類ごとにファイルを分けて保存するのではなく、1つのフォルダにまとめて保存する方がよいでしょう。
別の例として、Apple Books では、コンテンツに基づいて本を主なカテゴリに分類しています。料理本は Home、科学書は Learn、ファンタジーや SF の本は Play、自己啓発本は Self などです。
ファイル名の例をご紹介します。Finderに本を保存しているとします。「姓、名」という形式でファイル名を付けることができます。ただし、デフォルトでは「ブック」アプリではファイル名は表示されません。Apple Booksでは、「最近使った項目」、「タイトル」、「著者」、「手動」などの並べ替えオプションも用意されています。また、コレクションごとに独自の並べ替えオプションを設定できるのも便利です。
[学ぶ][ジャンル][著者]-タイトル
オートメーション
ご覧の通り、このシステムは自動化と相性抜群です。AutomatorやHazelなどのアプリを使えば、[Work]という単語を含むファイルを直接Workフォルダに、[Learn]という単語を含むファイルをLearnフォルダに送るといった具合です。制限されるのは想像力だけです。このシステムは自動化を念頭に置いて設計したと言っても過言ではありません。
例えば、最近Apple Notesのエクスポート作業を始めました。900件以上あるので、バックアップとしてリッチテキスト形式でエクスポートしたいと考えていました。リッチテキスト形式は独自仕様ではないからです。ファイルを手動でフォルダにドラッグ＆ドロップするなんて考えられませんが、このシステムならその手間がかかりません。
システムに合わせてファイルを一括で名前変更するには、Automator を使うのが確実です。「指定された Finder 項目を取得」アクションを使い、ファイルのあるフォルダをアクションにドラッグします。次に「フォルダの内容を取得」を使い、最後に「Finder 項目の名前を変更」アクションを追加します。このアクション内のドロップダウンメニューでは、「テキストを追加」オプションが最もよく使われるでしょう。
iOS側には、ファイル関連のタスクを自動化するために使っているショートカットがいくつかあります。そのうちの1つは、Web上の写真を適切なカテゴリに保存するものです。もちろん、ご自身の設定に合わせて調整する必要がありますが、まずは試してみるには良い例だと思います。ショートカット：写真の保存
2つ目のショートカットは、ファイル名を一括変更する方法です。ファイル名の先頭、末尾、置換など、複数のテキストを追加できます。ショートカット：ファイル名の変更
