iWork – Appleのオフィス生産性向上ソフトウェアスイート。Pagesはワードプロセッサとページレイアウト、Keynoteはプレゼンテーションの作成と配信、Numbersはスプレッドシートとグラフの作成に使用できます。

テンプレート、具体的にはiWork のドキュメント テンプレート についてお話しましょう。

私にとって、ドキュメント テンプレートを操作できる機能は、あらゆるアプリの中でも、特にiWorkスイートの 3 つのアプリすべてにおいて最も価値のある生産性向上機能の 1 つです。

説明のため、 Pagesアプリ のテンプレートの使用を例に挙げますが、ここで説明するメカニズムはiWorkの3つのアプリで共通です。Numbersでは「テンプレート」と呼ばれますが、 Keynoteでは「テーマ」と呼ばれます。

ページ テンプレート選択でニュースレター テンプレート カテゴリが選択されます。

一般的に言えば、テンプレートとは、テンプレートに既に含まれている、事前配置されたオブジェクト、カスタム書式のオブジェクト、グラフィック、テキスト、ページレイアウトスキームに基づいてドキュメントを作成できる特別な種類のファイルです。テンプレートファイルを呼び出すと、実際にはテンプレートのコピーが開き、作業できるようになります。元のテンプレートは変更されず、将来使用するために閉じられたままになります。

私にとって、このツールの素晴らしい点は、ドキュメントやプレゼンテーションに一貫したルック＆フィールを適用し、提示できることです。テンプレートは、最終製品への出発点としてご活用ください。

私がテンプレートが大好きだということはお分かりいただけると思います。テンプレートを完璧に設定するには少し時間がかかるかもしれませんが、たくさんの種類の文書やプレゼンテーションを作成する場合、テンプレートを使うと大幅に時間を節約できます。

私は地元の3つの大学でMac、iOS、写真のクラスをいくつか教えています。Pag ​​esの配布資料やその他の書類、Keynoteのプレゼンテーションは、どの大学で使うかに合わせて「ブランド化」するのが好きです。例えば、デラウェア芸術デザイン大学で教えているiPhone写真講座では、ヘッダーに大学のロゴ、学生用の私の連絡先情報、そして書類の各セクションを区切るためのグラフィック要素を使用しています。

Pagesを使えば、授業やプロジェクトの様々な用途に合わせて、必要に応じて微調整を加えながら、数多くのカスタムテンプレートを作成できます。例えば、記事、講義ノート、演習や実験、小テスト、アンケートなど、様々な用途にカスタムテンプレートを使用しています。

それぞれのテンプレートを完璧にデザインし、何度でも簡単に再利用できるようにするために、私は多大な労力を費やしています。これは、Pagesが提供するツール、例えば文書レイアウトの書式設定用のカスタムスタイルの作成、保存、適用、段落や文字の書式設定などを活用することでのみ実現できます。

では、私についてはこれくらいにして…これらの非常に魅力的なテンプレートをどのように作成できるのでしょうか?

各iWorkアプリには、個人およびビジネス用途向けに設計された、魅力的で便利なテンプレートが多数あらかじめ用意されています。（最初の図を参照）これらのテンプレートを使ってドキュメントを作成することもできますが、独自のニーズに合わせてテンプレートを作成することもできます。空白のドキュメントから作成することも、既存のテンプレートを自由に変更・調整して、それをクリエイティブな出発点としてカスタマイズすることもできます。 

カスタムテンプレートの作成を始める前に、完成品の見た目を事前にイメージしておく必要があります。ダミーの「Lorem Ipsum」テキストや、一般的なグラフィック要素、写真などのプレースホルダーを利用できます。テンプレート内でこれらの要素を必要に応じて書式設定し、配置することで、完成したドキュメントの見た目をしっかりと把握できます。また、ページ番号、ロゴ、ドキュメントに散りばめたい様々な装飾要素など、静的な要素もテンプレート内に配置して、テンプレートドキュメント上に固定します。

これらのプレースホルダはどうなるのでしょうか？テンプレートを使って実際に最終文書を作成する段階になると、プレースホルダは実際のコンテンツに置き換えられます。つまり、コンテンツはテンプレートで設定した文字、段落、文書の書式設定属性、その他の特性を継承するということです。

テンプレートが完成したら、将来使用するために保存する必要があります。ただし、テンプレートファイル作成専用の保存方法を使用する必要があります。「ファイル」>「テンプレートとして保存」を選択してください。ちなみに、テンプレートはいつでも変更できます。 

テンプレートは、「テンプレートとして保存」コマンドを使用して作成および保存される特別な種類のファイルです。

テンプレートを簡単に整理して、アプリのテンプレートセレクターに既存のテンプレートと並べて表示することができます。このセレクターは、新規ドキュメントの作成時、または「ファイル」>「テンプレートセレクターから新規作成」を選択すると表示されます。

テンプレートの保存場所 については、ストレージデバイス上のどこにでも保存できます。ただし、アプリのテンプレートセレクターでテンプレートを表示・整理したい場合は、ユーザーライブラリ内に作成されるアプリの「マイテンプレート」フォルダに保存する必要があります。

この特別な場所へのパスは次のとおりです ( Pagesの場合):
~/Library/Application Support/iWork/Pages/Templates/My Templates。

必要に応じて、これを読みながら確認することもできますが、3 つのiWorkアプリのいずれでも独自のテンプレートを作成したことがない場合は、これらのフォルダーはまだ存在しません。

テンプレートを初めて作成して保存すると、上記のファイルパスが作成されます。それ以降、作成するすべての新しいテンプレートは、デフォルトでそこに保存されます。 「Templates」フォルダにテンプレートを保存することは必ずしも必要ではありませんが、このフォルダは非常に重要です。なぜなら、このフォルダに保存したテンプレート、さらには特定のサブフォルダに整理したテンプレートは、その後、アプリのテンプレートセレクター内で同様に階層的に整理されて表示されるからです。これは素晴らしいことです！

例えば、作成したPagesテンプレートファイルにアクセスするには、Finderから「移動」>「ライブラリ」>「アプリケーションサポート」>「iWork」>「Pages」>「テンプレート」と進みます（LionおよびMountain Lionをお使いの方は、 Optionキーを押しながら「移動」メニューを選択すると、通常は非表示になっているライブラリが表示され、メニューから選択できるようになります）。KeynoteとNumbersのフォルダも選択できることにお気づきかもしれませんが、これらのアプリで既にテンプレートを作成している場合に限ります。

ここまで読んで、あらかじめ設定されているストックテンプレートファイルがどこにあるのか疑問に思われるかもしれません。Appleはユーザーがこれらのファイルをいじり回すことを望んでいませんし、実際にいじる必要もありません。これらのファイルはアプリのパッケージファイル内にリソースファイルとして隠されています。ただし、アプリのテンプレートセレクターを使ってストックテンプレートを開き、変更を加えて、そのテンプレートに基づいた新しいドキュメントを保存することは可能です。あるいは、「ファイル」＞「テンプレートとして保存」と選択して、ストックテンプレートのカスタムバージョンを保存し、後で使用することもできます。

さて…もしあなたが私のように整理整頓が得意で、自分のテンプレートをサブフォルダに整理したいとしましょう。私のやり方はこうです。私は、上記のように「移動」メニューからパスをたどって「テンプレート」フォルダに手動で移動します。そして、テンプレートを論理的に整理するためのフォルダを作成します。例えば、学校やプロジェクトごとにフォルダを作成します。

ユーザーライブラリのテンプレートフォルダ内のフォルダ構成。これはテンプレート選択ツールに反映されています。

テンプレートを保存して整理し、実際に使い始めると、アプリのテンプレートセレクターにすべてのサムネイルがきれいに整理されて表示されるのが本当に嬉しいです。最終的なドキュメントやプレゼンテーションを作成するために必要なものを簡単に選ぶことができます。

学校やその他のテンプレートを作成したら、必要に応じて整理できます。

言うまでもなく、カスタムテンプレートファイルは、特に最初から非常に細心の注意を払って作成した場合は、バックアップ戦略を考える際に非常に重要なファイルとして考慮する必要があるかもしれません。そのため、それに応じた計画を立ててください。Time Machine をご利用の場合は、重要なユーザーライブラリが自動的にバックアップされるので安心です。

テンプレートは長年使われてきましたが、それには十分な理由があります。この機能を使えば、時間を節約しながら、プロフェッショナルな見た目で統一されたフォーマットのドキュメントやプレゼンテーションを作成できるのです。ぜひご自身で体験してみてください。